Emitir la factura es la parte fácil. Lo difícil viene después, cuando pasan los días y el dinero no llega — y muchos autónomos se quedan parados por no saber si insistir es quedar mal o es lo normal. Es lo normal. Reclamar un cobro no es un favor que le pides al cliente, es simplemente cerrar un trabajo que ya hiciste.
Cuánto tienes que esperar antes de reclamar
La ley marca un plazo máximo de 30 días naturales desde que entregaste el trabajo o el cliente recibió la factura, salvo que hayáis pactado otra cosa por escrito. Pasado ese plazo, no solo puedes reclamar el importe: la Ley 3/2004 contra la morosidad te reconoce intereses de demora (el tipo del BCE más 8 puntos) y una compensación fija de 40 € por factura impagada, sin tener que justificar nada. Poca gente lo sabe, y menos gente lo cobra.
Los pasos, de menos a más serio
1. El recordatorio, sin dramatizar
El primer contacto no es una reclamación, es un recordatorio educado — igual que le mandarías a alguien que se olvidó de confirmar una cita. Algo tan simple como: “Hola [nombre], te escribo porque la factura [número] de [importe] vencía el [fecha] y no me consta el pago. Te la adjunto otra vez por si se traspapeló.” La mayoría de impagos no son mala fe, son despiste — y este mensaje resuelve la mayoría de los casos sin tensión. Tienes este y otros mensajes listos para copiar en plantillas de WhatsApp para presupuestos y facturas.
2. La reclamación formal
Si a los pocos días no hay respuesta, toca subir un escalón: un email (mejor que WhatsApp, para que quede constancia por escrito) donde ya mencionas expresamente la factura, la fecha de vencimiento y que, de no recibir el pago en un plazo concreto (por ejemplo, 7 días), procederás con los intereses de demora que te corresponden por ley.
3. El burofax
Si tras la reclamación formal sigue sin haber respuesta, el burofax es el siguiente paso — no porque vaya a asustar a nadie, sino porque es la única vía de las anteriores que deja constancia legal de qué se envió, a quién y cuándo, algo que necesitarás si el asunto acaba en una reclamación judicial o en un servicio de recobro.
Ejemplo real
Marta hace reformas de baños. A Antonio le hizo un presupuesto, se lo aceptó, y le facturó al terminar el trabajo. Pasan 35 días y no ha cobrado. En vez de darle vueltas a si está siendo pesada, le manda el recordatorio educado el día 31. Antonio responde a las pocas horas: se le había pasado por completo. Fin de la historia — y sin ese primer mensaje, probablemente se hubiera quedado sin cobrar varias semanas más.
La forma de no llegar aquí la próxima vez
La mayoría de los impagos por despiste (que son la mayoría de los impagos) se evitan con un solo hábito: llevar la cuenta de qué está pendiente y desde cuándo, sin depender de acordarte tú solo. Con TuFaena le preguntas a Faena por tu resumen de cobros cuando quieras y te dice qué está pendiente y qué lleva ya vencido, sin tener que rebuscarlo en una hoja de cálculo — y desde ahí le pides directamente que redacte el recordatorio para ese cliente. Además, para que un presupuesto no se quede en el limbo antes siquiera de convertirse en factura, Faena hace seguimiento automático de los presupuestos enviados a los 3, 7, 15 y 30 días si el cliente no ha respondido — la morosidad se evita antes empujando para que el sí llegue cuanto antes.
Antes de escalar
- Confirma que el cliente tiene los datos bancarios correctos — a veces el impago es un error de transferencia, no una negativa a pagar.
- Guarda cada mensaje que envíes: si acabas necesitando un burofax o una reclamación judicial, esa cadena de mensajes educados y con fecha juega a tu favor.
- No mezcles el cobro con el trabajo que tengas pendiente para ese mismo cliente — son dos conversaciones distintas, aunque sea la misma persona.
Y si el impago viene de un presupuesto que nunca llegó a convertirse en un “sí” claro, el problema es anterior — conviene revisar primero cómo hacer seguimiento de un presupuesto sin parecer pesado.