Los tres se parecen — todos llevan un cliente, una descripción del trabajo y un importe — y por eso se confunden tanto. La diferencia real está en el momento del trabajo en el que se usa cada uno, y en qué valor legal tiene.
Presupuesto: antes de empezar
Un presupuesto es una propuesta de precio, no un cobro. No tiene valor fiscal — no hace falta declararlo a Hacienda ni lleva IVA repercutido de verdad, aunque lo muestre desglosado para que el cliente sepa qué va a pagar al final. Sirve para que el cliente decida si acepta antes de que empieces a trabajar. Puedes cambiarlo, actualizarlo o que el cliente lo rechace sin que eso tenga ninguna consecuencia contable.
Albarán: durante el trabajo
El albarán (o “nota de entrega”) certifica que algo se ha hecho o entregado — una visita, una fase de una obra, un pedido de material — sin que todavía se esté facturando. Es especialmente útil cuando el trabajo tiene varias visitas o entregas a lo largo del mes y no quieres facturar cada una por separado: firmas o mandas el albarán de cada visita, y a fin de mes agrupas todos los albaranes de un mismo cliente en una sola factura. Si tu forma de trabajar es una visita, un trabajo, una factura, puede que no necesites usar albaranes nunca — no todos los oficios los necesitan.
Factura: el documento fiscal
La factura es el único de los tres con valor fiscal real: lleva numeración correlativa obligatoria, IVA repercutido de verdad, y es la que declaras a Hacienda. Se puede emitir directamente (sin presupuesto previo), a partir de un presupuesto ya aceptado, o agrupando uno o varios albaranes — pero una vez emitida, a diferencia del presupuesto, no se puede simplemente “actualizar”: para corregirla hace falta anularla y emitir una nueva, o una factura rectificativa.
El recorrido completo, con un ejemplo
Laura pinta interiores. Un cliente le pide pintar tres pisos de un edificio, uno por semana:
- Le manda un presupuesto con el precio total de los tres pisos. El cliente lo acepta.
- Cada semana, al terminar un piso, genera un albarán de esa visita — sin facturar todavía.
- Al terminar el tercer piso, agrupa los tres albaranes en una única factura a fin de mes, con su numeración correlativa y el IVA correspondiente.
Si en cambio Laura solo hiciera un trabajo puntual de un día, podría saltarse directamente del presupuesto a la factura, sin pasar por ningún albarán intermedio.
Cómo lo gestiona TuFaena
Con TuFaena los tres documentos comparten los datos del cliente y del trabajo, así que no tienes que volver a escribirlos en cada paso: le pides a Faena que cree la factura a partir del presupuesto aceptado, o que agrupe los albaranes del mes de un cliente en una factura, y ella se encarga de la numeración y el cálculo del IVA. Si nunca usas albaranes en tu día a día, ni siquiera tienen por qué aparecerte en el menú.
Si lo que necesitas ahora es que el presupuesto en sí convenza al cliente antes de llegar a ninguno de los otros dos pasos, empieza por cómo hacer un presupuesto profesional para un cliente.